• Alle selbstständigen Dienststellen und Einrichtungen
• in den Bistümern der katholischen Kirche,
• die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten,
• mehr als 10 Personen mit der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung
dieser Daten beschäftigen (dabei sind auch ehrenamtliche Helfer mitzurechnen)
sind verpflichtet
• die dabei angewandten Verfahren
• automatisierter Verarbeitungen
• vor der Inbetriebnahme
• dem Diözesandatenschutzbeauftragten (§ 3a Abs. 1 KDO) oder
• dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten (§§ 3a Abs.3, 18b Abs. 2 KDO) zu melden
Dabei ist das in der Anlage 1 zu Abschnitt I. der Verordnung zur Durchführung der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO-DVO) veröffentlichte Muster zu verwenden. Um die Abgabe der Verfahrensmeldungen zu erleichtern, wurde ein elektronisches Formular im PDF-Format entwickelt. Dieses kann online ausgefüllt und mit dem „Senden“-Button direkt per E-Mail an den Diözesandatenschutzbeauf-tragten der norddeutschen Bistümer verschickt werden. Über den „Drucken“-Button ist zudem ein Ausdruck für die eigene Dokumentation möglich.
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2. Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses nach § 3a Abs. 4 KDO
• Unabhängig von der Meldepflicht nach § 3a Abs. 1 KDO haben
• alle selbstständigen Dienststellen und Einrichtungen
• über die von ihnen eingesetzten Verfahren automatisierter Verarbeitungen
• ein Verzeichnis nach § 3a der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz – KDO zu erstellen.
• Das Verzeichnis muss die Angaben zu § 3a Abs. 2 Nr. 1 bis 7 enthalten
Das Verfahrensverzeichnis ist vor Ort zu führen und auf Verlangen jedem, der ein berechtigtes Interesse nachweist in geeigneter Weise verfügbar zu machen. Zur ord-nungsgemäßen Führung kann das elektronische Formular online ausgefüllt und aus-gedruckt werden.
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3. Verpflichtungserklärungen nach § 4 KDO
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in kirchlichen Dienstellen und Einrichtungen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nut-zen, sind auf den datenschutzgerechten Umgang mit diesen Informationen schrift-lich zu verpflichten. Hierzu sind die Muster 1 (Hauptamtliche) und 2 (Ehrenamtliche) zu Abschnitt III KDO-DVO zu verwenden. Gedruckte Formulare sind von den Bistümern zu beziehen. Zur Verringerung der Kosten und zur Beschleunigung des Vorgangs können auch die hier zur Verfügung stehenden elektronischen Formulare online ausgefüllt und auf dem eigenen Drucker in der benötigten Anzahl ausgedruckt werden.
• Die Formulare sind vor Ort aufzubewahren! (z.B. Personalakte)
• Die Übersendung einer Ausfertigung an den Diözesandatenschutzbeauftragten
ist nicht erforderlich!
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