Für Seelsorgeakten und Akten über soziale Beratungen (z.B. Ehe,- Familien- und Lebensberatung) gilt das Seelsorgegeheimnis, in bestimmten Fällen das Sozialgeheimnis und die berufsmäßige Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB.

Der strafrechtlich geschützten Verschwiegenheitspflicht unterliegen nicht nur die Ärzte, sondern auch Ehe-, Erziehungs- und Jugendberater, Suchtberater, Mitglieder einer Beratungsstelle nach § 218 b StGB, Sozialarbeiter, Sozialpädagogen und Berufspsychologen sowie die bei ihnen tätigen Mitarbeiter (z.B. auch die Sekretärin). Diese Voraussetzungen treffen auf eine Vielzahl von Mitarbeitern in den Caritas-Dienststellen, den Sozialdiensten und Sozialstationen zu.

Der Umfang der Datenerhebung wird durch diese Vorschriften nicht beschränkt. Sie sind jedoch in zweckmäßiger Weise vor unbefugter Kenntnisnahme zu schützen. Eine Übermittlung der gespeicherten Daten ist nur in den gesetzlich ausdrücklich geregelten Fällen oder mit Zustimmung der Betroffenen zulässig. Die Entbindung von der Schweigepflicht muß aufgrund der Beweissituation in einem Strafprozeß schriftlich erfolgen und die Person des Schweigepflichtigen, den Umfang und Zweck der Übermittlung sowie den Empfänger genau angeben. Zur Problematik der Akteneinsicht durch den Träger der Einrichtung siehe den Vortrag von Schmitz-Elsen "Schweigepflicht des Beraters gegenüber dem Träger".

Staatliche Personenstandsregister, insbesondere die der Standesämter gibt es erst seit dem 1. Januar 1876. Vorher waren die kirchlichen Urkunden über Geburten und Taufen, Eheschließungen und Sterbefälle die einzigen, die es in Deutschland gab. Daher hatten diese eine über den kircheneigenen Gebrauch hinausgehende Bedeutung. Die Abstammung einer Person oder auch ein bestehendes Erbrecht konnten nur mit Hilfe dieser Urkunden bewiesen werden. Sie galten daher bis zu diesem Zeitpunkt als amtliche Unterlagen und als öffentliche Urkunden mit besonderer Beweiskraft.

Nach dem 31.12.1875 haben die staatlicherseits errichteten Standesämter diese Aufgabe, nicht jedoch den kircheneigenen Bestand an Urkunden übernommen. Von diesem Zeitpunkt an sind allein die staatlichen Stellen verpflichtet und befugt, Abstammungs-, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden auszustellen. Seit dieser Zeit gelten die kirchlichen Unterlagen nur noch als Sekundärquellen; ihre Kirchenbücher dienen ausschließlich der Ermittlung kirchlicher Amtshandlungen.

Im Kirchenrecht finden sich an mehreren Stellen Regelungen zum Umgang mit Archivgut ( z. B. Canones 482 - §§ 1, 2, 3; 486 - §§ 1, 2, 3; 487 - §§ 1, 2; 488; 489 § 1, 2, 3; 491 - §§ 1, 2, 3; 535 - § 4; 535 - §§ 4, 5; ). Um die Verwaltung und Nutzung der Archive zu vereinheitlichen hat die Deutsche Bischofskonferenz auf ihrer Vollversammlung vom 19. - 22. 9. 1988 den Diözesanbischöfen empfohlen, in ihrem Bereich jeweils die "Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche" in Kraft zu setzen. Zwischenzeitlich ist dieses in allen Bistümern geschehen.

Darüber hinaus sind für alle Archive einzelne Benutzungsordnungen erlassen worden, die ebenfalls Bestimmungen zum Umgang und zur Nutzung von Archivgut enthalten. Diese Bestimmungen sind gegenüber den allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen das speziellere Recht und gehen diesem daher im Range vor.

Die Bischöfe von Hildesheim und Osnabrück und der Diözesanadministrator von Schwerin haben

"Grundsätze zur Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes aufgrund von Sondergenehmigungen"

erlassen. Diese Grundsätze konkretisieren die Anforderungen für die Erteilung von Sondergenehmigungen nach § 9 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche. Sie sind bei der Vorprüfung des Genehmigungsgesuches (§ 9 Abs. 2) und durch die eventuell beigezogenen Sachverständigen zu berücksichtigen.

Dienststellen und Einrichtungen, die die Verarbeitung und/oder Nutzung personenbezogener Daten "außer Haus" durchführen lassen, haben § 8 KDO zu beachten. Dabei sind vor allem zwei Dinge von entscheidender Bedeutung:

der Auftragnehmer ist nicht `Dritter" im Sinne der Datenschutzvorschriften. Dies ergibt sich unmittelbar aus § 2 Abs. 9 KDO. Rechtlich besteht also kein Unterschied, ob die Dienstelle ihre Daten durch eigene Mitarbeiter oder durch ein Serviceunternehmen (z.B. Kirchliches Rechenzentrum, KDOS) verarbeiten läßt.
Der Auftraggeber bleibt der "Herr der Daten'. Rechtlich ist er weiterhin als die speichernde Stelle anzusehen (§ 2 Abs. 8 KDO). Er behält die volle Verfügungsgewalt über die gespeicherten Informationen und damit auch die Verantwortung dafür, daß mit ihnen datenschutzgerecht umgegangen wird.

Die Verantwortung kann also nicht delegiert werden. Das hat eine Reihe weitreichender Folgen. So bestimmt § 8 Abs. 1 Satz 2 KDO ausdrücklich, daß die Rechte des Betroffenen dem Auftraggeber gegenüber geltend zu machen sind. Dieser muß daher auch Schadensersatz leisten, wenn dem einzelnen durch eine fehlerhafte Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ein Schaden entsteht. Hieraus wird auch die Regelung in § 8 Abs. 2 KDO verständlich, nach der der Auftragnehmer besonders sorgfältig auszuwählen und alle Möglichkeiten der eigenen Absicherung und des Schutzes der Daten durch schriftlichen Vertrag auszuschöpfen sind. Die folgenden Punkte sind in einem derartigen Vertrag zu regeln, wobei im Einzelfall weitere hinzukommen können:
Der Auftragnehmer muß sich schriftlich verpflichten, die KDO und die zu ihr ergangenen bereichsspezifischen Datenschutzordnungen anzuwenden.
Der Auftragnehmer muß sich hinsichtlich der Auftragsdurchführung der Aufsicht und Kontrolle des Bischöflichen Datenschutzbeauftragten unterwerfen
Der zu erbringende Leistungsumfang ist präzise festzulegen, und zwar

a) nach der Art, der zu verarbeitenden Daten (Feldinhalte der Datenbank);
b) nach der Art der einzelnen Arbeiten (erfassen, verändern, übermitteln, löschen);
c) hinsichtlich der dabei anzuwendenden Programme;
d) hinsichtlich der zu erstellenden Auswertungen, Ausdrucke, usw. ...

Die Durchführung des Transports oder der Versendung des Datenmaterials sowie Ort und Zeitpunkt der Auslieferung/Abholung und die hierfür autorisierten Personen. Die Aufbewahrung und Verwendung der Datenträger, einschließlich der Sicherungskopien, die Fristen zu ihrer Aufbewahrung und das Verfahren zu ihrer späteren Vernichtung. Die Zulässigkeit der Einschaltung von Subunternehmen und gegebenenfalls die genaue Festlegung, um welche Unternehmen es sich dabei handelt. Die zur Durchführung, der in der Anlage zu § 6 KDO genannten Anforderungen, notwendigen Maßnahmen (Einsatz von Verschlüsselungsprogrammen, usw. Die Erklärung, daß er den Weisungen des Auftraggebers über die Verarbeitung und Nutzung der Daten Folge leisten wird. Dabei sollen auch die Folgen eines Verstoßes (Konventionalstrafe, Kündigungsrecht) festgelegt werden.

Da der Auftraggeber einerseits für die Ordnungsmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich bleibt, andererseits aber nicht immer erkennen kann, welche Risiken durch die Ausführung seiner Weisungen entstehen, sieht § 8 Abs. 3 KDO eine Hinweispflicht des Auftragnehmers vor, die den Auftraggeber vor Schaden bewahren soll.

Eine Pflicht zur Auskunft aus den Kirchenbüchern besteht bei einem rechtlichen Interesse am Nachweis kirchlicher Amtshandlungen immer (z.B. Notwendigkeit des Nachweises einer kirchlichen Trauung). Bei sonstigem rechtlichen Interesse (z.B. entsprechender Nachweis einer Voraussetzung für den Anfall einer Erbschaft) ist eine Auskunftspflicht nur für die Zeit bis zum 31. Dezember 1875 gegeben; seit dem 1. Januar 1876 verfügen die Standesämter über die entsprechenden relevanten Unterlagen. Die Archive der Standesämter aus der Zeit zwischen 1876 und 1945 sind jedoch teilweise durch Kriegseinwirkung beschädigt oder vernichtet worden. In diesen Fällen kann aus nicht gesperrten kirchlichen Unterlagen Auskunft erteilt werden, wenn der Auskunftssuchende glaubhaft macht, daß die ihn betreffenden Urkunden bei den Standesämtern nicht mehr vorhanden sind. Dabei sollte nach Möglichkeit eine entsprechende Bescheinigung des Standesamtes vorgelegt werden.

Auskunft bei Vorliegen eines berechtigten Interesses Liegt ein rechtlich schützenswertes Interesse nicht vor, so kann dennoch Auskunft erteilt werden, wenn ein berechtigtes Interesse gegeben ist. Nach § 6 Abs. 1 Satz 2 der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche ist diese Voraussetzung gegeben, wenn damit amtliche, wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche oder pädagogische Zwecke verfolgt werden. Die Entscheidung darüber liegt im pflichtgemäßem Ermessen des Archivs. Persönlichkeitsrechte Dritter sind dabei zu beachten.

Die Anfertigung von Editionen und Reproduktionen bedarf in jedem Fall einer eigenen Genehmigung durch das Archiv.

Familienforschern. die ohne nachgewiesenes rechtliches Interesse Einsicht in die Kirchenbücher beantragen, sollen Auskünfte nur erteilt werden, wenn ein berechtigtes Interesse ersichtlich ist (z. B. wissenschaftliche oder familienkundliche Forschung). Dabei ist streng darauf zu achten, daß nicht mit Hilfe kirchlicher Archivalien die Vorschriften des Personenstandsgesetzes umgangen werden.

Bei Auskunftsersuchen für die Zeit nach 1875 soll dabei zunächst an die Standesämter verwiesen werden

Das Adoptionsgeheimnis wird durch § 1758 BGB geschützt. Dieser lautet:

(1) Tatsachen, die geeignet sind, die Annahme und ihre Umstände aufzudecken, dürfen ohne Zustimmung des Annehmenden und des Kindes nicht offenbart oder ausgeforscht werden, es sei denn, daß besondere Gründe des öffentlichen Interesses dies erfordern. (2) Absatz 1 gilt sinngemäß, wenn die nach § 1747 erforderliche Einwilligung erteilt ist. Das Vormundschaftsgericht kann anordnen, daß die Wirkungen des Absatzes 1 eintreten, wenn ein Antrag auf Ersetzung der Einwilligung eines Elternteils gestellt worden ist. Eine Auskunftserteilung aus kirchlichen Archivalien darf daher niemals zu einer Aufdeckung von Adoptionsverhältnissen führen, ohne daß die schriftliche Zustimmung der Adoptiveltern und des Kindes vorliegen. Leben die Adoptiveltern nicht mehr, so ist eine Auskunftserteilung auf Dauer unmöglich. In jüngster Zeit haben die Gerichte ein Recht des volljährigen Adoptivkindes auf Auskunft über seine leiblichen Eltern anerkannt. Ein solches Recht besteht jedoch nur im Verhältnis zu den Adoptiveltern. Verweigern diese die Angabe, so kann das Kind auf Auskunftserteilung klagen. Liegt eine rechtskräftige Entscheidung zugunsten des Kindes vor, so bestehen keine Bedenken, diesem bei der Ermittlung seiner leiblichen Eltern behilflich zu sein. Auch hier ist jedoch zu berücksichtigen, daß dies in erster Linie die Aufgabe der staatlichen Standes- und Jugendämter ist.

Auskünfte aus Unterlagen (wie z. B. Pfarrkarteien, EDV-Listen, Mikrofiches, Kirchenbücher usw.) sind nicht zulässig, es sei denn, es besteht eine Auskunfts- bzw. Mitteilungspflicht der Kirchengemeinde. Dies ist der Fall bei Auskünften an den Betroffenen selbst (§ 13 KDO) oder an die in den § 2 KMAO genannten Stellen, Mündliche Auskünfte sind ebenfalls nicht statthaft. Eine Mitteilungspflicht besteht z. B. im Hinblick auf die Weitergabe von Taufdaten an die Einwohnermeldeämter, weil dadurch die Religionszugehörigkeit in den staatlichen Melderegistern berichtigt wird. Ebenso verhält es sich bei den Mitteilungen an die Standesämter, z. B. bei einer Konversion.

Personen, die in ihrem Datensatz eine "Auskunftssperre" haben, dürfen von kirchlichen Stellen nicht ohne weiteres angeschrieben werden (z. B. in Fällen der Adoption). Die Personen können nur angeschrieben werden, wenn den kirchlichen Stellen eine Einwilligung der Betroffenen bzw. Erziehungsberechtigten vorliegt. Da im kirchlichen Meldewesen die Art der Auskunftssperre nicht ersichtlich ist, wird empfohlen, in einem Gespräch mit dem Betroffenen bzw. Erziehungsberechtigten zu klären, ob diese Auskunftssperre für kirchliche Aktivitäten (Zustellung Pfarrbrief, Einladung zu kirchlichen Veranstaltungen, usw.) aufgehoben werden kann. Die Einverständniserklärung ist schriftlich festzuhalten.

Von einem automatisierten Abrufverfahren spricht man dann, wenn es die dateiführende Stelle anderen Stellen ermöglicht, direkten Zugriff auf die eigenen Datenbestände zu nehmen. Ist die abrufende Person Mitarbeiter der dateiführenden Stelle, so ergeben sich zu den bisherigen Erläuterungen keine Unterschiede. Ist der Datenempfänger jedoch Dritter im Sinne von § 2 Abs. 9 KDO, so ist für die Einrichtung und Durchführung des Verfahrens § 7 KDO zu beachten.

Entsprechend der Regelung im BDSG bedarf die Einrichtung eines automatisierten Abrufverfahrens keiner ausdrücklichen Genehmigung. Der Datenschutzbeauftragte ist jedoch zu unterrichten - § 7 Abs. 3 KDO.

Das Verfahren ist zweistufig geregelt. Auf der ersten Stufe ist die Frage der Zulässigkeit und der Kontrollmöglichkeiten nach § 7 KDO zu entscheiden. Die Frage nach der Zulässigkeit des einzelnen Abrufs (zweite Stufe) entscheidet sich hingegen nach § 3 KDO. Nach § 7 Abs. 1 KDO ist zunächst zu entscheiden, ob die Einrichtung des Verfahrens, unter Berücksichtigung der schutzwürdigen Interessen der Betroffenen angemessen ist. Dabei sind folgende Fragen sorgfältig zu klären:

Liegen die Voraussetzungen von § 11 Abs. 1 Zi. 1, 2 KDO, bzw. § 12 Abs. 1 Zi. 1, 2 KDO vor? (Da es sich um eine automatisierte Form der Datenübermittlung handelt, müssen auch hier die Voraussetzungen der §§ 11, 12 KDO gegeben sein!)
Gibt es schwerwiegende Gründe, die eine Einzelübermittlung der benötigten Daten durch die dateiführende Stelle als nicht ausreichend erscheinen lassen?
Wie groß ist die Qualifikation der Mitarbeiter der empfangenden Stelle im Umgang mit technischen Anlagen? Drohen Datenverluste durch Fehlbedienung?
Wie können die Zugriffsrechte verwaltet werden? Darf die empfangende Stelle die Daten nur lesen oder auch verändern und löschen?
Wie hoch ist die Sensibilität der gespeicherten personenbezogenen Daten, unter Berücksichtigung der Schutzklassen nach Ziffer 4 der Richtlinie zum Einsatz von Arbeitsplatzcomputern?
Wie groß ist die Gefahr eines Schadens zu Lasten des Betroffenen bei einem eventuellen Mißbrauch der Daten?
Wie kann der Übertragungsweg gesichert werden (Paßwort, Verschlüsselung)?
Ist der Datenschutz bei der empfangenden Stelle als gesichert anzusehen?

Erst dann, wenn diese Fragen vollständig beantwortet sind, kann eine Güterabwägung zwischen dem Interesse der Betroffenen auf Schutz der eigenen Intimsphäre und den dienstlichen Aufgaben der beteiligten Stellen stattfinden. Dem Interesse der Dienststellen darf dabei nur dann Vorrang eingeräumt werden, wenn die zu übermittelnden Daten entweder wenig sensibel sind und daher keines besonderen Schutzes bedürfen oder umfangreiche technische und organisatorische Vorkehrungen zur Verhinderung ihres Mißbrauchs und ihrer Ausspähung getroffen werden können.

Ist die Entscheidung zu Gunsten der Durchführung des automatisierten Abrufverfahrens getroffen worden, so sind die in § 7 Abs. 2 KDO genannten Festlegungen schriftlich zu dokumentieren. Dabei sollten die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen eine Aufstellung der zu erwartenden Gefahrenlagen und die Mittel, ihnen zu begegnen, dargestellt werden.
Es versteht sich von selbst, daß bei Einrichtung und Durchführung des Verfahrens die Anforderungen aus § 6 KDO und der zu ihr ergangenen Anlage nach Ziffer III KDO-DVO sowie die Richtlinie zum Einsatz von Arbeitsplatzcomputern zu beachten sind.

Die Durchführung stichprobenartiger Kontrollen durch die speichernde Stelle, wie sie von § 7 Abs. 4 Satz 3 KDO verlangt wird, ist praktisch nur durch Schutzprogramme, die eine Protokollierung der Zugriffe auf den Datenbestand ermöglichen, zu gewährleisten. Derartige Programme ermöglichen auch weitere Schutzmaßnahmen im Sinne der oben gestellten Forderungen, so daß mit ihnen eine einheitliche Schutzkonzeption verwirklicht werden kann.

Die Verantwortung für die Zulässigkeit des einzelnen Abrufs trägt die empfangende Stelle - § 7 Abs. 4 Satz 1 KDO. Sie hat dabei die Vorschriften der §§ 3, 9, 10 KDO zu beachten. Insoweit kann auf die vorangegangenen Ausführungen verwiesen werden.

1. die Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der DV-Programme,
2. Ansprechpartner für Mitarbeiter und Betroffene zu sein,
3. und bei der Erstellung von Dienstvereinbarungen und –anweisungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten mitzuwirken.

Es läßt sich nicht vermeiden, daß Mitarbeiter immer wieder mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben notwendig sind. Der Schutz der Intimsphäre kann in diesen Fällen nur gewährleistet werden, wenn mit diesen Informationen vertraulich umgegangen wird. § 4 KDO verlangt daher, eine förmliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis. Dies ist sinnvoll, um die Mitarbeiter auf die besondere Bedeutung dieser Verpflichtung und die Folgen ihrer Verletzung hinzuweisen. Zudem gibt sie Gelegenheit, die Betreffenden mit den bestehenden Datenschutzregeln vertraut zu machen.

Die Verpflichtungserklärung ist von allen, bei der Datenverarbeitung tätigen Personen abzugeben. Dabei kommt es nicht darauf an, ob diese haupt-, neben- oder ehrenamtlich tätig sind. Entscheidend ist allein, daß sie mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen.

In jedem Fall ist hierbei der Vordruck nach Ziffer II der Verordnung zur Durchführung der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO-DVO) zu verwenden. Dieser kann vom jeweils zuständigen Generalvikariat/Offizialat bezogen werden.

Wahlen können nur dann ordnungsgemäß und den Wahlordnungen der einzelnen Bistümer entsprechend durchgeführt werden, wenn den Wählern ein Mindestmaß an Information über die Kandidaten mitgeteilt wird. Wer sich öffentlich um ein Amt innerhalb der Gemeinde bewirbt, erklärt sich auch konkludent damit einverstanden, daß den Wählern Mindestangaben über seine Person mitgeteilt werden, die für eine Entscheidung des Wählers, welchen Kandidaten er wählen soll, als notwendig angesehen werden können. Die Veröffentlichung folgender personenbezogener Daten der Kandidaten ist daher datenschutzrechtlich unbedenklich:

Name, Vorname, Titel, Anschrift
Alter oder Geburtsjahr (jedoch nicht das genaue Geburtsdatum)
ausgeübter Beruf

Die Veröffentlichung kann innerhalb der Gemeinde (Pfarrbrief, Plakate, etc.) oder in öffentlichen Zeitungen erfolgen.

Unzulässig ist jedoch die Weitergabe von Adreßdaten der Gemeindemitglieder an die Kandidaten zum Zwecke der Wahlwerbung. Eine solche Datenübermittlung ist nicht erforderlich, da die Kandidaten die Möglichkeit haben durch den Aushang von Plakaten, durch Inserate im Pfarrbrief oder durch Verteilung von Faltblättern vor und nach den Gottesdiensten auf sich aufmerksam zu machen.

Unzulässig ist auch die Weitergabe der Namen und Anschriften von gewählten Mitgliedern an (kirchennahe) Verlage zum Zwecke der Werbung. Die Publikationen, die hierüber angeboten werden sollen, haben in der Regel auch keinen unmittelbaren Bezug zu der ausgeübten ehrenamtlichen Tätigkeit. Die Werbung kann auch in anderer Form durchgeführt werden. So können Probeexemplare an die Gemeinde versandt werden, mit der Bitte sie bei der nächsten Sitzung des gewählten Gremiums kostenlos, eventuell sogar mit entsprechenden Hinweisen und Empfehlungen weiterzugeben. Eine Ausnahme besteht für die bistumseigene Kirchenzeitung (Kirchenboten), die im Auftrage des Bischofs herausgegeben wird. Diese hat sich zudem schriftlich zur Gewährleistung des Datenschutzes verpflichtet.

In öffentlich ausliegenden Wählerlisten (Pfarrgemeinderatswahl, Kirchenvorstandswahl) dürfen nur die zur Durchführung der Wahl unbedingt erforderlichen Daten erkennbar sein. Die nicht zur Durchführung erforderlichen Daten sind in geeigneter Form geheimzuhalten. Dies kann durch Überkleben, Streichen oder Abdecken erreicht werden. Hierüber werden die Kirchengemeinden aber zu den jeweiligen Wahlterminen gesondert informiert. Ein allgemeines Einsichtsrecht für jedermann besteht nicht. Es ist daher unzulässig, Gemeindemitgliedern die Wählerliste zur eigenen Einsicht zu überlassen. Jeder Wähler hat aber das Recht auf Auskunft darüber, ob er selbst eingetragen ist und mit welchen Angaben. Besondere Vorsicht ist geboten beim Umgang mit Datensätzen, die einen Sperrvermerk tragen.

WDie öffentliche Bekanntgabe der Namen und Adressen von Ehewilligen (Aufgebot) ist unabhängig von der KDO kirchenrechtlich geboten, weil das Kirchenrecht eine zweifelsfreie Identifizierung der Ehewilligen durch die Gläubigen fordert

WDie öffentliche Bekanntgabe der Namen und Adressen von Ehewilligen (Aufgebot) ist unabhängig von der KDO kirchenrechtlich geboten, weil das Kirchenrecht eine zweifelsfreie Identifizierung der Ehewilligen durch die Gläubigen fordert

Die wichtigste Informationsquelle für jedes Pfarramt ist die Gemeindemitgliederdatei. Sie enthält neben den Namen und Anschriften der Gemeindemitglieder auch Angaben über deren Konfessionszugehörigkeit und die Daten kirchlicher Amtshandlungen. Im Hinblick auf das verfassungsmäßige Grundrecht der Glaubens- und Gewissensfreiheit aber auch im Hinblick darauf, das jedermann das Recht hat, seine Religionszugehörigkeit zu verschweigen (negative Bekenntnisfreiheit), werden diese Angaben heute allgemein als besonders sensibel eingestuft. Bestrebungen innerhalb der Europäischen Gemeinschaften gehen sogar dahin, die Verarbeitung dieser Daten - von Ausnahmefällen abgesehen - ganz zu untersagen. Der Umgang mit ihnen muß daher besonders behutsam erfolgen. Sie gehören zur Datenschutzklasse III im Sinne von Ziffer 4.3 der Richtlinie zum Einsatz von Arbeitsplatzcomputern.

Bei Führung der Datei auf Karteikarten ist darauf zu achten, daß die Karteikästen verschlossen und für Dritte unzugänglich aufbewahrt werden. Nach dem neuen Datenschutzrecht dürfen nur noch solche personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert werden, die für dienstliche Zwecke auch zwingend erforderlich sind. Handschriftliche Notizen auf den Karteikarten zu den persönlichen Lebensverhältnissen von Gemeindemitgliedern oder gar Werturteile über deren Charakter und Lebensführung sind daher unzulässig. Nicht mehr benötigte Karteikarten sind zu vernichten. Sie können der Meldestelle im Bischöflichen Generalvikariat zurückgegeben werden. Dort werden sie durch Zerreißen (Shredder) unkenntlich gemacht. Auf keinen Fall dürfen diese in den normalen Hausmüll gegeben werden!

Die Speicherung personenbezogener Daten auf Personalcomputern gefährdet das Persönlichkeitsrecht des einzelnen weit stärker als dieses bei manueller Datenverarbeitung auf Karteikarten der Fall ist. Einerseits sind mit Hilfe von Computerprogrammen weit umfangreichere Auswertungen der Datenbestände möglich, andererseits ist die Ausspähung solcher Daten erheblich vereinfacht, da sich riesige Datenmengen auf kleinen Disketten unterbringen lassen, die bequem und unauffällig abtransportiert werden können. Zunächst ist daher streng darauf zu achten, daß nur solche Informationen gespeichert werden, die auch zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben zwingend erforderlich sind. Persönliche Notizen über die privaten Lebensverhältnisse der Gemeindemitglieder dürfen daher nicht gespeichert werden. Der Inhalt seelsorgerischer Gespräche oder gar der Inhalt der Beichte haben auf dem PC nichts zu suchen! Die für den Einsatz in Pfarrgemeinden entwickelten Programme "MSA-MAUS" (Microsoft Access Meldewesenauskunftsystem) und "KIGEM" (Kirchengemeinde) lassen in ihren festgelegten Datenfeldern nur die Speicherung von Daten im erlaubtem Umfange zu. Ihr Einsatz ist daher datenschutzrechtlich unbedenklich.

Weiterhin sind die gespeicherten Daten vor unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen. MSA-MAUS besitzt hierzu eine Verschlüsselung aller unter diesem Programm angelegten Datenbestände. Der Zugang zum Programm ist nur über ein Paßwort möglich. Wird dieses korrekt eingegeben, kann die Software gestartet werden. Dabei werden im Hintergrund alle benötigten Programmteile und Daten entschlüsselt. Der Anwender merkt hiervon nichts. Auch mit Hacker-Tools war ein Ausspähen des Paßworts bisher nicht möglich. Dieses Programm ist daher sehr sicher und entspricht auch in vollem Umfange den Anforderungen der "Richtlinie zum Einsatz von Arbeitsplatzcomputern in den Bistümern Hildesheim, Osnabrück, im oldenburgischen Teil des Bistums Münster und im Bischöflichen Amt Schwerin". Werden neben KMW weitere Programme, wie Textverarbeitungen, Datenbanken, Tabellenkalkulationen u.ä. eingesetzt, so besteht die Möglichkeit, die Datenbestände ganz oder teilweise in diese Programme zu kopieren. In diesem Fall ist ein Schutz der Datenbestände nicht mehr gewährleistet, da die Verschlüsselung und der Paßwortschutz nur für die von KMW angelegten Verzeichnisse und Unterverzeichnisse wirksam ist. In diesen Fällen sollte durch zusätzliche Sicherheitssoftware auch für den Schutz der weiteren Programme gesorgt werden. Das Programm KIGEM bietet nur einen einfachen Paßwortschutz ohne Verschlüsselung. Daher sollte bei Verwendung dieser Software zusätzlich ein Schutzprogramm eingesetzt werden.

Wird der Computer von mehreren Personen oder Gruppen benutzt, ist streng darauf zu achten, daß jeder nur die Programme und Daten benutzen kann, die für seine Arbeit auch erforderlich sind. So darf es beispielsweise nicht möglich sein, daß Mitglieder des Pfarrgemeinderates, die den Pfarrbrief mit Hilfe der Textverarbeitung oder eines DTP-Programms erstellen, Einblick in die Gemeindemitgliederverwaltung nehmen können und somit die Möglichkeit haben, sich jederzeit über die in der Gemeinde wohnenden Personen zu informieren. Eine Reihe von Datenschutzprogrammen bieten die Möglichkeit einer abgestuften Rechteverwaltung, von der in solchen Fällen Gebrauch zu machen ist!

Der Einsatz von Sicherheitssoftware belastet die Arbeit und den Umgang mit dem Computer nicht! Einmal installiert arbeiten diese Programme im Hintergrund, ohne daß der Anwender sie noch bemerkt. Die Kosten sind im Verhältnis zum Wert der Hard- und Software geringfügig. Es gibt daher keinen plausiblen Grund, Sicherheitsrisiken einzugehen. Zudem kann bei der Einführung und Installation solcher Programme jederzeit die Unterstützung des Bischöflichen Beauftragten für den Datenschutz in Anspruch genommen werden.

Das Bundesverfassungsgericht hat daher zum Schutz des Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung eine Reihe grundlegender Forderungen an die moderne Datenverarbeitung erhoben:

1. Gesetzesvorbehalt
Der Gesetzgeber dürfe es nicht der Verwaltung überlassen, darüber zu entscheiden, welche Daten sie erheben und in welcher Weise sie sie nutzen dürfe. Die Erhebung, Speicherung und Nutzung von Daten gegen den Willen des Bürgers stelle sich als Einschränkung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung dar, die nur auf Grund eines Gesetzes und im überwiegenden Interesse des Allgemeinwohls zulässig sei. Die Verarbeitung personenbezogener Daten könne daher nur zulässig sein, wenn ein Gesetz sie erlaube oder der Betroffene ihr zugestimmt habe.

Die gesetzlichen Regelungen müssen dabei so genau gefaßt sein, daß der Bürger aus dem Gesetz unmittelbar erkennen kann, was über ihn gewußt werden darf, zu welchen Angaben er verpflichtet ist und welche er nur freiwillig zu machen braucht. Das führt zu der Notwendigkeit bereichsspezifischer Vorschriften.

2. Datensparsamkeit
Allerdings ist der Gesetzgeber bei der Bestimmung des erlaubten Umfanges der Datenerhebung und -verarbeitung nicht völlig frei. Er darf vielmehr das Grundrecht in seinem Kernbereich nicht antasten oder gar aushöhlen. Aus diesem Grunde darf er eine Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten gegen den Willen der Betroffenen nur dort zulassen, wo diese zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Verwaltung zwingend notwendig ist.

3. Unmittelbarkeit
Hat der Gesetzgeber bestimmt, welche Informationen erhoben und verarbeitet werden dürfen, so ist die Beschaffung dieser Daten in der Regel beim Betroffenen selbst durchzuführen. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, daß der einzelne erkennen kann, was über ihn gewußt wird. Außerdem ist auf diese Weise besser zu gewährleisten, daß die gespeicherten Daten auch richtig sind. Das verwaltungstechnische Instrument hierfür ist der Fragebogen, der vom Betroffenen selbst ausgefüllt wird. Nur in Ausnahmefällen, dann nämlich, wenn eine direkte Befragung des Betroffenen wegen des damit verbundenen Aufwandes oder aus anderen Gründen nicht möglich ist (z. B. im Strafverfahren), darf die Datenerhebung in anderer Weise erfolgen.

4. Strenge Zweckbindung
Die rechtmäßig erhobenen Daten dürfen immer nur für solche Zwecke verarbeitet und weitergegeben werden, für die sie ursprünglich erhoben worden sind. Nur dann, wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, kann der Betroffene selbst wirklich frei darüber entscheiden, welche Informationen er über sich preisgeben will. Andernfalls wird er entweder die entsprechenden Angaben verweigern oder mit dem für ihn bedrückenden Gefühl leben müssen, nicht zu wissen, wer sonst noch Kenntnis dieser Daten erlangen wird und in welcher Weise diese gegen ihn verwendet werden können.

5. Organisation des Datenschutzes
Um die Einhaltung der vorgenannten Forderungen sicherzustellen bedarf es organisatorischer Maßnahmen. Mindestanforderungen hierfür sind die Festlegung von Kompetenzen, die Schaffung eines unabhängigen Datenschutzbeauftragten als Kontrollorgan, die Beschreibung aller automatischen Dateien nach einem einheitlichen Schema und deren Anmeldung beim Datenschutzbeauftragten sowie die Verpflichtung aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigten Mitarbeiter auf das Datengeheimnis.

Die öffentliche Bekanntmachung von Kirchenaustritten durch Veröffentlichung im Pfarrbrief oder durch Vorlesung im Proklamandum ist strikt unzulässig. Sie verletzt in jedem Fall das verfassungsmäßig garantierte Recht der negativen Bekenntnisfreiheit und das kirchenrechtlich geschützte Recht auf Wahrung der Intimsphäre (can. 220 CIC). Eine Bekanntgabe gegenüber Angehörigen ist nur dann zulässig, wenn sie zur Erfüllung des kirchlichen Auftrages erforderlich ist (§ 12 Abs. 1 KDO). Dies bedeutet im Ergebnis, daß es dem pflichtgemäßen Ermessen des Pfarrers überlassen bleiben muß, ob er eine derartige Mitteilung aus pastoralen Gründen für zwingend erforderlich hält. Dabei sollte berücksichtigt werden, daß es auch unter seelsorgerischen Gesichtspunkten angebracht ist, zunächst das Gespräch oder den brieflichen Kontakt mit dem aus der Gemeinschaft Ausgetretenen zu suchen. Familiärer Zwang löst keine Glaubensprobleme!

Es wird daher dringend empfohlen, auch bei der Bekanntgabe des Kirchenaustritts gegenüber Angehörigen restriktiv zu verfahren.

Der Kirchenvorstand ist das gesetzliche Vertretungsorgan der Gemeinde. Er trägt zusammen mit dem Pfarrer die Verantwortung für das Gemeindeleben. Er hat über alle finanzwirksamen Maßnahmen der Pfarrei zu entscheiden. Dieser Aufgabe kann er nur gerecht werden, wenn er über alle in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Angelegenheiten umfassend unterrichtet wird. Unter haftungsrechtlichen Gesichtspunkten besteht unter Umständen sogar eine Verpflichtung der Vorstandsmitglieder, sich zu informieren. Hierzu kann er z. B. Akten einsehen und Betroffene anhören. Demgegenüber besteht nach dem Kirchenvermögensverwaltungsgesetz ( § 9 II S. 2 KVVG) eine besondere Pflicht zur Amtsverschwiegenheit.

Grenzen bestehen allerdings dort, wo Dritte nicht offenbarungspflichtig sind oder sich durch die Preisgabe von Informationen strafbar machen würden.

Die Kirchenzeitung (Kirchenbote) erscheint im Auftrage des Bischofs. Sie hat Anteil am seelsorgerischen Auftrag der Kirche. Zur Erfüllung ihres Auftrages muß sie Leser gewinnen und gezielt Werbung durchführen. Die hierbei genutzten Daten sind für seelsorgerische Zwecke erhoben und gespeichert worden, so daß keine Durchbrechung der Zweckbindung vorliegt. Der Kirchenzeitung (Kirchenboten) dürfen daher gemäß § 11 Abs. 1 Zi. 1 KDO Namen, Vornamen und Anschriften von Kirchengemeindemitgliedern überlassen werden. Bei einer Werbeaktion ist jedoch darauf zu achten, daß nur diejenigen Personen angesprochen werden, die nicht bereits Bezieher der Kirchenzeitung sind.

Die Kirchenzeitung hat sich schriftlich zur Gewährleistung des Datenschutzes verpflichtet. Außerdem wird die Kirchenzeitung die betreffende Kirchengemeinde vorab von der beabsichtigten Werbeaktion in Kenntnis setzen. Im Regelfall wird das Mitgliederverzeichnis in der Kirchengemeinde mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung (Listen, Karteikarten, Mikrofiches) geführt. In diesem Fall werden vom Generalvikariat der Kirchenzeitung nur die für die Werbeaktion der Kirchenzeitung erforderlichen Daten (d. h. lediglich Name und Anschrift der katholischen Gemeindemitglieder) zur Verfügung gestellt. Erforderlichenfalls können in den Kirchengemeinden, in denen das Mitgliederverzeichnis noch in herkömmlicher Weise auf Karteikarten geführt wird, die Karteikarten am Aufbewahrungsort eingesehen werden. Nur hier können die zur Werbung erforderlichen Daten (Name, Vorname, Anschrift) von der von der Kirchenzeitung beauftragten Person abgeschrieben werden, sofern die Zusammenstellung der Daten nicht durch andere, vom Pfarrer benannten Personen, durchgeführt werden kann. Sollten die Karteikarten in Einzelfällen vertraulich zu behandelnde Angaben enthalten, ist für die Geheimhaltung in geeigneter Weise Sorge zu tragen.

Diese Regelung gilt nur für die Kirchenzeitung, nicht jedoch für überregionale Zeitungen, die der Kirche nahestehen, da eine klar erkennbare Zuordnung zu einer kirchlichen Stelle nicht besteht. Im übrigen nehmen diese Zeitschriften - im Gegensatz zur Kirchenzeitung - am allgemeinen Wettbewerb mit ähnlichen Presseerzeugnissen teil. Im übrigen sollten auch schriftliche Empfehlungen für die Werbung von anderen Zeitungen und Zeitschriften von den Pfarrämtern nicht ausgestellt werden.

Die seelsorgliche Betreuung Kranker gehört zu den zentralen Aufgaben der Kirche. Gemäß Art. 140 des Grundgesetzes i. V. m. Art. 141 der Verfassung des Deutschen Reiches vom 11. August 1919 sind die öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaften daher zur Vornahme seelsorgerischer Handlungen in Krankenhäusern zuzulassen, wobei jeder Zwang fernzuhalten ist. Angesichts dieser verfassungsrechtlichen Garantie begegnet es weder datenschutzrechrtlichen noch strafrechtlichen Bedenken, wenn die Konfessionszugehörigkeit eines stationär in das Krankenhaus eingelieferten Patienten erfragt und den kirchlichen Stellen mitgeteilt wird. Dabei ist aber in jedem Fall auf die Freiwilligkeit der Angabe hinzuweisen!

Sofern der Patient aufgrund eines besonderen Umstandes nicht nach seiner Konfessionszugehörigkeit befragt werden kann, seine Zugehörigkeit aber der Krankenhausverwaltung bekannt ist, bestehen keine Bedenken, wenn auf den mutmaßlichen Willen des Betroffenen abgestellt wird. Hinweise auf den mutmaßlichen Willen des Patienten können sich aus der Befragung von Angehörigen oder aus einem mitgeführten kirchlichen Notfallpaß oder ähnlichem ergeben.

Benachrichtigung bei Einberufung zur Bundeswehr: Katholische Gemeindemitglieder, die zur Bundeswehr eingezogen werden, sollen durch die Kirchengemeinden an die zuständigen Standortpfarrer gemeldet werden.

Meldungen von Amtshandlungen von Soldaten und ihren Angehörigen: Laut Artikel 4 der Päpstlichen Statuten für die Seelsorge in der Deutschen Bundeswehr unterstehen dem Jurisdiktionsbereich des Militärbischofs alle katholischen Soldaten und jene katholischen Zivilisten, die nach den jeweils gehenden Gesetzen in die Streitkräfte integriert sind; desgleichen die katholischen Familienmitglieder der Berufssoldaten. der Soldaten auf Zeit und der oben genannten Zivilisten, auch wenn der Familienvater nicht katholisch ist. Die Ortsgeistlichen übermitteln dem zuständigen Standortpfarrer die entsprechenden kirchlichen Amtshandlungsdaten. Die Eintragung in die Matrikel der Standortpfarrei erfolgt ohne Nummer. Es handelt sich um Taufen, Konversionen, Trauungen und Begräbnisse.

Der Wille allein, mit personenbezogenen Daten sorgsam umgehen zu wollen, reicht nicht aus. Im Alltag einer datenverarbeitenden Stelle werden immer wieder, gewollt oder ungewollt, Fehler oder Mißverständnisse auftreten. Es ist auch nur allzu menschlich, wenn Mitarbeiter mehr wissen wollen, als ihnen zugestanden werden kann. Schließlich kann das Verhalten Dritter die Vertraulichkeit oder Integrität der Datenverarbeitung beeinträchtigen. In einem allgemeinen "Chaos" hat der Datenschutz keine Überlebenschance. § 6 KDO verlangt daher zu Recht, daß bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die notwendigen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zum Schutz dieser Daten getroffen werden. Die Notwendigkeiten und Möglichkeiten hierzu sind vielfältig und können nicht alle aufgezählt werden. Die nachfolgende Liste gibt daher nur Stichworte für die Mindestanforderungen:

I. Festlegung der Verantwortlichkeiten und Nutzungsberechtigungen

  Welche Mitarbeiter sollen berechtigt sein, die Datenverarbeitung zu nutzen?
  Welche Nutzungsrechte stehen ihnen zur Verfügung?

  a) Dürfen sie die Daten einsehen?
  b) Dürfen sie Daten auch eingeben, verändern, löschen, sperren?
  c) Wer entscheidet über die Berechtigung einer Datenübermittlung?
  d) Wer ist zuständig für die Gewährung von Rechten an die Betroffenen?

  Welche Mitarbeiter dürfen welche Dateien einsehen?
  Wer ist für die Installation und Pflege von Hard- und Software zuständig?
  An wen können sich die Mitarbeiter wenden, wenn es Probleme gibt?

II. Ordnungsgemäße Beschaffung und Verwaltung der Betriebsmittel

  Wer ist für die ordnungsgemäße Beschaffung der Betriebsmittel zuständig? (z.B. für Disketten, Magnetbänder etc.)
  Wer verwaltet die Betriebsmittel? Kann festgestellt werden, ob alle ausgegebenen Disketten noch vorhanden sind?
  Wer ist für die Erstellung von Sicherungskopien der Programme und Daten zuständig?
  Können Sicherungskopien geschützt aufbewahrt werden?
  Wo werden die Original-Programmdisketten aufbewahrt? Ist der Aufbewahrungsort sicher?

Ortssippenbücher sind Verzeichnisse über die familiären und sozialen Verflechtungen der Familien eines Ortes, die oftmals über mehrere Jahrhunderte bis in die heutige Gegenwart reichen. Sie erfreuen sich zunehmender Beliebtheit und werden meist von genealogisch interessierten Privatpersonen, aber teilweise auch von Gemeinden herausgegeben. Sie enthalten meist Angaben über Vor- und Familiennamen, Beruf, Geburtsort und -datum, die Religionszugehörigkeit, den Tag des Zuzugs in die Gemeinde, den früheren Wohnort, Angaben zu den Eltern und deren Beruf, Geburts- oder frühere Namen, Geburtsdaten, Tag der Eheschließung u.v.a..

Die rechtliche Einordnung solcher Ortssippenbücher ist problematisch. Die Meldegesetze des Bundes und der Länder erlauben nur die Veröffentlichung von Adreßbüchern mit Namen, Beruf und Anschrift von Bürgern, wenn diese nicht innerhalb einer öffentlich bekanntzumachenden Frist widersprechen. Da Ortssippenbücher eine ganz andere Zielrichtung verfolgen, kann auf Grund der Zweckbindung und dem Einwilligungsgrundsatz nicht von einer Anwendbarkeit dieser Vorschriften ausgegangen werden.

Nach dem Personenstandsgesetz sind nur Einzelauskünfte an die Betroffenen selbst oder an bestimmte enge Verwandte möglich. Kirchliche Register fallen zwar nicht unter den Anwendungsbereich des Personenstandsgesetzes, ihre Nutzung sollte jedoch nicht zu einer Umgehung staatlicher Vorschriften führen. Zudem sind kirchliche Unterlagen meist unvollständig, da nicht alle Einwohner eines Ortes der Kirche angehören. Nach § 8 Abs. 3 Ziffer c der Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche besteht hier ohnehin eine Sperrfrist von 30 Jahren nach dem Tod, bzw. 120 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Für die Zeit nach 1875 kann daher ohnehin keine Auskunft erteilt werden. Insoweit sind Anfragen an die Standesämter zu verweisen.

Für die Zeit vor dem 1. Januar 1876 können Auskünfte erteilt werden, wenn die Sperrfristen des § 8 Abs. 3 beachtet werden. Enthalten kirchliche Unterlagen weitere Angaben zu den Verstorbenen, beispielsweise über Strafen u.ä., so ist sicherzustellen, daß diese Daten nicht mit übermittelt werden. Auf die Strafbarkeit der Verunglimpfung des Andenkens Verstorbener (§ 189 StGB) wird hingewiesen.

Die in Krankenhäusern geführten Patientenakten unterliegen gemäß § 1 Abs. 2 der "Ordnung zum Schutz von Patientendaten in katholischen Krankenhäusern" ausdrücklich dieser Ordnung. Sie sind im gleichen Umfange zu schützen, wie die in Dateien gespeicherten Daten.

Veröffentlichungen von Geburtstagen, Jubiläen und Sakramentenspendungen im gemeindeeigenen Pfarrbrief dienen der Information der Gemeinde und der Förderung der Gemeinschaft. Sie sind daher unter folgenden Voraussetzungen zulässig

Es bietet sich an, auf das Widerspruchsrecht einmal jährlich, möglichst zu Beginn des Jahres hinzuweisen (Pfarrbrief, Aushangkasten). Der Text dazu sollte folgenden Wortlaut haben:

Es ist nicht gestattet, personenbezogene Daten, z. B. , Adressen usw. an Dritte weiterzugeben, die die Information für gewerbliche Zwecke nutzen können (wie Banken, Tageszeitungen, Firmen usw.), sofern keine schriftliche Einverständniserklärung des Betroffenen vorliegt.

Aus dem mit jedem Mitarbeiter abgeschlossenen Dienstvertrag ergibt sich die Verpflichtung des Dienstgebers, den Inhalt der Personalakte vertraulich zu behandeln. Art. 1 der "Grundordnung des kirchlichen Dienstes im Rahmen kirchlicher Arbeitsverhältnisse" bestimmt, daß die Organisationsstruktur und Leitung der Einrichtungen sich an der Rechtsordnung der katholischen Kirche auszurichten habe. Hierzu gehört auch can. 220 CIC, nach dem es niemandem erlaubt ist, die Intimsphäre eines anderen zu verletzen. Im Ergebnis führt dies dazu, daß der Dienstgeber nur solche Daten erfragen und speichern darf, die er zur Durchführung des Dienstverhältnisses benötigt. Er muß sie vor den Blicken unbefugter Dritter wirksam schützen und darf aus ihnen nur in den gesetzlich zugelassenen Fällen Auskunft erteilen (z.B. an das Finanzamt, Sozialversicherungsträger).

Die Vertraulichkeit von Personalinformationen macht auch eine Trennung der Datenbestände erforderlich. Mitarbeiter, die Beihilfeanträge bearbeiten, benötigen nicht die Kenntnis der Gehaltsabrechnung und dürfen daher auch keine Möglichkeit haben, diese einzusehen. Insgesamt wäre es wünschenswert, wenn man sich bei der Personalaktenführung an den für den öffentlichen Bereich entwickelten Grundsätzen der §§ 78 und 90 bis 90g Bundesbeamtengesetz und den §§ 56 bis 56f Beamtenrechtsrahmengesetz orientieren würde.

Bei der Einsichtnahme in Personalakten durch die gewählten Mitglieder der Mitarbeitervertretungen nach § 26 Abs. 2 Satz 2 MAVO sind diese in strafbewehrter Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet, § 203 Abs. 2 Zi. 3 StGB.

Der Personalschematismus wird nur für den dienstlichen Gebrauch herausgegeben. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht zulässig. Der Bezug über örtliche Buchhandlungen ist nicht möglich. Anfragen zur Überlassung des Personalschematismus seitens Dritter sind negativ zu beantworten oder in Zweifelsfällen an das Generalvikariat bzw. Bischöflich Münstersche Offizialat weiterzuleiten.

Geschützt werden nur Einzelpersonen (natürliche Personen), nicht jedoch private Personenvereinigungen (e.V.), die Gesellschaften des Handelsrechts (GbR, OHG, KG, GmbH, AG, e.G., und deren Mischformen) und die juristischen Personen des öffentlichen Rechts. Die Speicherung ihrer Daten wird daher durch die KDO nicht reglementiert.

Nicht alle Daten, sondern nur die, die auch personenbezogen sind, fallen unter den Schutzbereich der KDO. Es muß also ein Zusammenhang der gespeicherten Daten mit einer bestimmten oder zumindest bestimmbaren Person erkennbar sein. Allgemeine statistische Angaben gehören ebensowenig dazu, wie beispielsweise Buchhaltungsdaten, solange sie keine Zahlungen oder Forderungen an bestimmte natürliche Personen erkennen lassen. Bestimmbar ist eine Person immer dann, wenn die Angaben zu ihrer Identifizierung (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum etc.) im Datensatz selbst enthalten oder durch Beiziehung von Dateien, Listen (z.B. Personalnummer) oder anderer Hilfsmittel mit vertretbarem Aufwand festzustellen ist.

Auf die Bedeutung der Daten kommt es dabei nicht an, so daß auch einfache Adreßangaben, die normalerweise jedem Telefonbuch entnommen werden könnten, dem Datenschutz unterliegen. Das Bundesverfassungsgericht hat zutreffend darauf hingewiesen, daß es im Zeitalter der Informationstechnik keine "harmlosen" Daten mehr gebe, da es immer nur darauf ankomme, in weichem Zusammenhang diese gesehen werden. So kann beispielsweise die Auswertung von Adreßangaben sehr schnell zur Aufdeckung von Wohn- und nichtehelichen Lebensgemeinschaften führen. Die Datenverarbeitung hat durch solche Möglichkeiten längst ihre "Unschuld" verloren. Grundsätzlich sind daher alle Informationen über einzelne Menschen, unabhängig von ihrem Umfang und Ihrer Qualität durch die KDO geschützt.

§ 1 Abs. 1 KDO unterscheidet hierbei zwischen Angaben über persönliche und sachliche Verhältnisse, ohne daß hiermit eine unterschiedliche rechtliche Behandlung verbunden ist. Die Vorschrift dient lediglich der Klarstellung, daß Informationen über einzelne Menschen auch inhaltlich einem umfassenden Schutz unterliegen.

Ein wirksamer Schutz des Persönlichkeitsrechts kann nur gewährleistet werden, wenn auch der Betroffene selbst die Möglichkeit hat, die ihn betreffende Datenverarbeitung zu kontrollieren. Schon mit dem alten Datenschutzrecht wurde die Erfahrung gemacht, daß gerade die Eingaben von Bürgern dazu geführt haben, daß Schwachstellen aufgedeckt werden konnten. Die KDO-94 hat daher die Rechte der Betroffenen gestärkt. Die Vorschriften hierzu finden sich jedoch verstreut an verschiedenen Stellen. Eine Übersicht gibt die nachfolgende Tabelle:

Im Mittelpunkt steht dabei das Recht, zu erfahren, welche Informationen über ihn und an welcher Stelle zu welchem Zweck gespeichert worden sind - § 13 KDO. Die Ausübung dieses Rechtes kann nicht von der Zahlung von Gebühren abhängig gemacht werden. Es darf auch nicht durch Vertrag ausgeschlossen oder beschränkt werden - § 5 Abs. 1 KDO. Der Betroffene muß also in jedem Fall erfahren können, was über ihn gewußt wird.

Nur in den wenigen Fällen des § 13 Abs. 2, Abs. 3 KDO darf hiervon abgewichen werden. Dabei sind diese Ausnahmevorschriften eng auszulegen. Zu beachten ist vor allem, daß nicht nur die Voraussetzungen von § 13 Abs. 3 Zi. 1 - 4 KDO vorliegen müssen, sondern gleichzeitig das Interesse des Betroffenen deswegen zurücktreten muß. Im Einzelfall bedarf es somit einer Güterabwägung. Nur dann, wenn das dienstliche Interesse stärker ist, als das Fundamentalrecht des einzelnen, darf eine Auskunft abgelehnt werden. Der Schutz des Betroffenen wird in diesen Fällen dadurch gewährleistet, daß die Ablehnung durch den Datenschutzbeauftragten überprüft werden kann. Diesem muß auf Verlangen Auskunft erteilt werden - § 13 Abs. 5 KDO. Soll auch sie verweigert werden, ist die Sache dem Bischof zur Entscheidung vorzulegen.

Das Verfahren der Auskunftserteilung ist durch Ziffer V KDO-DVO geregelt worden.

An das Recht auf Auskunftserteilung schließen sich weitere Rechte an. So kann der Betroffene verlangen, daß die Speicherung unterbleibt, bzw. die bereits gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn sie nicht für die Erfüllung der dienstlichen Aufgaben der speichernden Stelle notwendig sind oder jedenfalls künftig nicht mehr benötigt werden - § 14 Abs. 2 KDO. Das Verfahren hierzu ist in Ziffer VI KDO-DVO geregelt.

Es versteht sich fast von selbst, daß die gespeicherten Daten auch inhaltlich richtig sein müssen. Ist dieses nicht der Fall, so hat der Betroffene Anspruch auf ihre Berichtigung. Ist die speichernde Steile jedoch der Meinung, die Daten seien zutreffend, so sind sie zu sperren, d.h. sie bleiben zwar gespeichert, dürfen aber nicht mehr genutzt werden - § 14 Abs. 1 KDO.

Neu in die KDO aufgenommen und für den Betroffenen sehr wichtig ist die Verpflichtung der datenverarbeitenden Stellen, die regelmäßigen Datenempfänger davon zu unterrichten, daß ein Teil der ihnen übermittelten Daten unrichtig ist, ihre Richtigkeit bestritten wurde oder überhaupt nicht gespeichert werden durften - § 14 Abs. 7 KDO. Hierdurch soll verhindert werden, daß dem Betroffenen durch den Umlauf falscher Informationen weiterer Schaden entsteht. Es handelt sich somit um einen Folgenbeseitigungsanspruch. Der Betroffene ist über die insoweit getroffenen Maßnahmen zu unterrichten.

Sollten Daten jedoch in unzulässiger Weise, etwa unter Verstoß gegen den Grundsatz der Zweckbindung, weitergegeben worden sein, so besteht für die Zukunft ein Anspruch auf Unterlassung - § 823 BGB.

Schließlich kann der Betroffene, wenn ihm durch ein datenschutzwidriges Verhalten einer kirchlichen Dienststelle oder Einrichtung ein finanzieller Schaden entstanden ist, Schadensersatz nach § 823 BGB verlangen. Von der Möglichkeit einer eigenständigen Schadensersatzregelung, wie sie im BDSG vorgesehen ist, haben die deutschen Bistümer keinen Gebrauch gemacht. Für den Betroffenen bedeutet dieses einerseits, daß er für den Verstoß gegen Vorschriften des Datenschutzes beweispflichtig ist, andererseits ist sein Anspruch der Höhe nach unbegrenzt.

Zur Durchsetzung seiner Rechte hat jedermann die Möglichkeit, sich an den Beauftragten für den Datenschutz zu wenden - § 15 KDO. Dieser wird zunächst einmal prüfen, ob ein Verstoß gegen Datenschutzvorschriften vorliegt. Hierzu stehen ihm die Möglichkeiten aus § 17 Abs. 2 KDO zur Verfügung. Ist die Beschwerde des Betroffenen berechtigt, spricht er eine Beanstandung gegenüber der aufsichtsführenden Stelle (i.d.R. das Bistum) aus und fordert zur Stellungnahme auf. Die aufsichtsführende Stelle hat dann das datenschutzgerechte Verhalten ihrer Dienststelle durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen.

Durch die vorgenannten Rechte kann sich jeder einzelne umfassend gegen eine unzulässige, unrichtige oder datenschutzwidrige Verarbeitung seiner Daten im kirchlichen Bereich wehren. Zur Erhaltung des Vertrauens, das katholische Einrichtungen bis heute in der Öffentlichkeit genießen, ist daher ein besonders sorgsamer und behutsamer Umgang mit Menschen und den über sie gespeicherten Informationen erforderlich.

Die "Anordnung zum Schutz personenbezogener Daten in katholischen Schulen in freier Trägerschaft" enthält eine Einschränkung im Sinne von § 1 Abs. 2 KDO nicht. Das bedeutet, daß alle personenbezogenen Daten von Schülern und Erziehungsberechtigten nach dieser Anordnung zu schützen sind und zwar unabhängig davon, ob sie in Dateien oder Akten gespeichert sind.

Personenbezogene Daten von Lehrkräften sind entsprechend den Ausführungen unter "Personalakten" zu schützen.

Der Versand von Schriftstücken über Telefax stellt eine offene Übermittlung dar. Bei Übertragung von Schreiben mit personenbezogenem Inhalt ist daher besonders vorsichtig und sorgfältig zu verfahren. Die Empfehlungen zum "Datenschutz bei der Übermittlung personenbezogener Daten über Telefaxgeräte" sind unbedingt zu beachten!

Bei jedem Schriftwechsel zwischen Kirchengemeinden und anderen kirchlichen oder staatlichen Behörden ist streng darauf zu achten, daß die Übermittlung von Personendaten nur in geschlossenen Briefumschlägen vorgenommen werden darf, keinesfalls dagegen in offenen Briefen oder auf Postkarten (z. B. Mitteilung über Taufen oder Trauungen).

Oft wird für Mehrfachdrucke Endlospapier mit Kohlepapiereinlagen benutzt. Das Kohlepapier wird nur einmal benutzt, so daß auf ihm die Texte in Spiegelschrift gelesen werden können. Daher ist Kohlepapier, das beim Ausdrucken personenbezogener Daten benutzt wurde, in gleicher Weise zu vernichten wie sonstige Unterlagen mit personenbezogenen Daten. Bei Schreibmaschinen mit Einmalfarbbändern sind die geschriebenen Texte ebenfalls leicht rekonstruierbar. Volle Farbbandkassetten sind daher zu sammeln und zuverlässig zu vernichten.

Schriftstücke, sonstige EDV-Ausdrucke, Abfallpapiere und Altpapiere, die ausgesondert werden können, sind so zu vernichten, daß personenbezogene Daten vor Mißbrauch geschützt sind. Es ist dafür zu sorgen, daß bei der Vernichtung des auszusondernden Aktengutes, Altpapiers etc. die Daten nicht mehr lesbar sind. Dies wird sich in der Regel nur durch Einsatz eines Aktenvernichters (Shredders) erreichen lassen.

Die Vervielfältigung kirchlicher Archivalien (ganzer Bänder oder Akten) ist untersagt. Eine Mikroverfilmung bzw. ein Fotokopieren kompletter Aktenfassikel oder Bände geschieht bezüglich der Kirchenbücher ausschließlich durch das Kirchenbucharchiv, in allen anderen Fällen durch das Bistumsarchiv. Diese Regelung gilt insbesondere für Kirchenbücher, Familienbücher sowie Urkunden, insbesondere Familienurkunden. Auch die Ordensniederlassungen, in deren Besitz sich solche Archivalien befinden, werden gebeten, entsprechend zu verfahren.

Eine Weitergabe von Daten an Gemeindehelfer, die beispielsweise neuzugezogene und ältere Gemeindemitglieder besuchen, ist als Erfüllung eines kirchlichen Auftrages dann unbedenklich, wenn es sich um Daten handelt, die die Helfer für ihre Arbeit benötigen und die Helfer die Datenschutzverpflichtungserklärung gemäß § 4 KDO unterschrieben haben Gleiches gilt für Sammelaktionen, die für z. B. karitative Zwecke durchgeführt werden. Die Daten sind nach Gebrauch an die Kirchengemeinde zurückzugeben. Die Anfertigung von Abschriften oder Ablichtungen ist unzulässig.

Der Begriff der Datensicherung meint den vollständigen Schutz, der in elektronischer Form gespeicherten Daten, mit dem Ziel